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Managed Print Services


Wonach Sie suchen (und worauf Sie achten) sollten

Unter den schwierigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen von heute sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, Kosten einzusparen oder nicht zum Kernbereich gehörige Geschäftsprozesse auszulagern. Bei der Suche nach diesen Potenzialen treten Angebote über Managed Print Services (MPS) zunehmend ins Rampenlicht. Wie – und ob – Ihr Unternehmen von einem MPS-Projekt profitieren kann, hängt sowohl von Ihren Zielen als auch von Ihren Erwartungen ab.

Was ist ein Managed Print Service? In Abhängigkeit davon, wer fragt und wer die Antwort gibt, können die Antworten auf diese Frage unterschiedlich ausfallen. Für Mitarbeiter in der Konzernbuchhaltung verspricht ein MPS eine Senkung der Kosten ohne vorherige Kapitalaufwendungen. Für die IT-Abteilung bedeutet er weniger Geräte, die installiert, gewartet und repariert werden müssen. Der Einkaufsabteilung bietet er Planungssicherheit im Hinblick auf die Kosten von Papier, Toner und anderen Verbrauchsmaterialien.

Für die Endbenutzer bedeutet ein MPS auf jeden Fall eines: Veränderung. In den meisten Umgebungen werden die oben beschriebenen Vorteile durch eine Verringerung der Anzahl und Vielfalt individueller Drucker, Kopierer und anderer Ausgabegeräte erzielt. Wenn 1000 veraltete Desktop-Laserdrucker durch 200 leistungsstarke Multifunktionsgeräte (MFDs) ersetzt werden, bedeutet dies, dass 800 Drucker weniger gewartet und für diese Geräte auch keine Tonerkartuschen auf Lager gehalten werden müssen. Die Kostenvorteile einer derartigen Verkleinerung des Geräteparks liegen auf der Hand, insbesondere wenn die ausgemusterten Drucker verschiedene Marken und Modelle umfassen. Für viele Endbenutzer bedeutet es aber auch, dass sie einen Fußmarsch zu einem Arbeitsgruppendrucker antreten müssen, anstatt bequem an ihrem Arbeitsplatz zu drucken.

Wenn man bedenkt, dass Unternehmen 1–3 Prozent ihrer Erlöse für Dokumentenprozesse aufwenden müssen, ist das Einsparpotenzial gewaltig. Durch einen Festpreisvertrag mit einem MPS-Anbieter verschwindet ein Gutteil der dokumentenbezogenen Kosten von der Soll-Seite. Dies ist kein neues Phänomen. So unterhalten die meisten Unternehmen heute nicht mehr eigene Lieferfahrzeug- und Flugzeugflotten, sondern setzen vielmehr auf Kurier- und andere Transportdienste. Beim MPS-Modell findet derselbe Outsourcing-Ansatz für die Ausgabe von Dokumenten Verwendung; das heißt, die Notwendigkeit, umfangreiche Druckerparks und zugehöriges Equipment zu unterhalten, entfällt.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Laut Gartner und anderen Quellen wird davon ausgegangen, dass Unternehmen beträchtliche Summen einsparen können, indem sie die Dokumentenausgabe straffen und aktiv verwalten, entweder mit eigenen Ressourcen oder durch eine Partnerschaft mit einem MPS-Anbieter. Das Stichwort lautet aktives Management – schon während der Konzeptionierung, aber auch laufend innerhalb der Umsetzungsphasen.

Der Grund dafür liegt auf der Hand: Die bedeutendsten MPS-Anbieter sind zugleich die größten Hersteller von Hardware und Verbrauchsgütern für die Dokumentenausgabe. Um die Rentabilität ihres MPS-Geschäfts zu sichern, drängen die Anbieter häufig darauf, die vorhandenen Geräte des Kunden durch MFDs, Toner, Papier usw. aus eigener Produktion zu ersetzen. Diese Punkte sind oft nicht verhandelbar, auch wenn es vertragliche Bedingungen geben kann, wie z. B. Mindest-„Klick“-Raten, das Verhältnis von Farb- zu Monochromseiten und eine Grundabdeckung in Prozent für Seiten und Toner.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Da sich die Kosten von Managed Print Services auf der Grundlage der Nutzung errechnen, ist eine genaue Buchführung sowohl für die Kunden als auch für die Anbieter von entscheidender Bedeutung. Alle Anbieter bestehen darauf, ihre eigene Buchhaltung zu führen. Das sollten auch die Kunden tun– einerseits zur Kontrolle der Zahlen des MPS-Anbieters (siehe oben) und andererseits, um die interne Nutzung der Geräte und den Umgang mit sensiblen Informationen nachverfolgen zu können. Auf diese Weise lassen sich zudem die Beträge senken, die für überzogene Gebühren fällig werden.

In großen Unternehmen wird oft von mehreren Anwendungen und Plattformen aus an dieselben Ausgabegeräte gedruckt. (In MPS-Umgebungen ist dies praktisch immer der Fall.) Bei Unternehmen, in denen Front-Office-Anwendungen direkt von Windows-Servern aus und Spartenanwendungen über andere Wege drucken, ist es sehr schwierig, alle Arten von Ausgabedaten zu berücksichtigen. Kunden ohne einen zentralen Kontrollpunkt für Ausgabedaten haben Schwierigkeiten, die Zahlen ihrer MPS-Anbieter auf den Prüfstand zu stellen.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Kunden bereits über alle Mittel verfügen, um diesen zentralen Kontrollpunkt mithilfe der Output-Management-Software von LRS zu schaffen. Dieselben Lösungen, die eine gesicherte Dokumentenausgabe und eine zentrale Verwaltung umfangreicher Ausgabeumgebungen ermöglichen, können detaillierte Tracking-Informationen zu den Ausgabedaten an Werkzeuge wie die Innovate/AuditTM-Software senden (siehe Artikel „Eine Lösung im Schlaglicht“, ebenfalls in dieser Ausgabe). Technologielösungen wie diese bieten dringend benötigte Auswertungs- und Analysefunktionen, mit denen Unternehmen nachverfolgen können, „wer was wann und in welchen Mengen“ in ihren Ausgabeumgebungen produziert.

Von Anfang an dabei und immer am Puls des Projekts

Die potenziellen Vorteile von Managed Print Services finden bei Vertretern aller Unternehmensbereiche Anklang. Aus diesem Grunde kann ein MPS-Projekt in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens ins Leben gerufen werden. Doch unabhängig davon, wo ein Projekt seinen Anfang nimmt, wird seine Umsetzung jeden im Unternehmen betreffen, der mit Dokumenten arbeitet.

Auf das ganze Unternehmen betrachtet sind die Segnungen von MPS zwar enorm; dass die Interessen Ihrer Gruppe und Ihrer Stakeholder im Speziellen berücksichtigt werden, hängt jedoch von Ihrer direkten Beteiligung am Evaluierungsprozess ab. Wenn Sie an Informationen zu MPS-Anbietern und an Ideen zur Maximierung Ihrer Kosteneinsparungen interessiert sind, wenden Sie sich bitte an LRS.





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