Corporate HomeCorporate ProfileWorldwide OfficesSolutions At WorkEmployment  
 
Output Management
 
 
SolutionsSupportNews/EventsAlliancesCase Studies
 
Login for Product Support Username Password
 


Output Management Connection e-newsletter  

English

German

Italian

Spanish

Archives

Current News

Archives

Events

Webinars


LRS Pull Printing

News/Events


Output Management Connection

Eine Lösung im Schlaglicht


Innovate/Audit

Kennen Sie noch das „papierlose Büro“, in dem wir mittlerweile schon längst arbeiten sollten? Lange vor dem Schlagwort „Green IT“ waren die Zielsetzungen des papierlosen Büros sehr einfach: Zeit und Kosten sparen. Aber wie viel Geld wird eigentlich eingespart und wie viele Bäume werden gerettet? Noch wichtiger ist die Frage, wie sich das überhaupt messen lässt.

Was Sie zählen, zählt.

Ausgedruckte Dokumente stellen in den meisten Unternehmen eine der wesentlichsten Ursachen für überflüssige Ausgaben dar. Doch ohne die Möglichkeit, nachverfolgen zu können, was gedruckt wird – und zwar wo, wann und von wem – ist es sehr schwierig, die Formen überflüssigen Druckens zu identifizieren und zu quantifizieren. Die Herausforderung besteht darin, jegliche Ineffizienzen aufzudecken, bevor sie sich auf das Betriebsergebnis auswirken.

Die Lösung ist unsere neue Innovate/Audit-Software. Dieser Neuling in der LRS-Produktpalette wurde speziell für den Zweck entwickelt, unseren Kunden ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem sie ihre Drucker und alle weiteren Aspekte der Dokumentenprozesse überwachen und analysieren können. Die Software läuft als Dienst auf einem Windows-Server und sammelt Tracking-Daten aus mehreren „Audit-fähigen“ LRS-Quellen, die zu einer kompakten Sicht auf alle Druck-, Anzeige- und sonstigen dokumentenbezogenen Ereignisse im gesamten Unternehmen zusammengefasst werden.

Innovate/Audit

Für größere Darstellung hier klicken

In ihrer Rolle als zentraler Kontrollpunkt für alle Druckprozesse im Unternehmen kann die VPSX®-Software mehr als 60 verschiedene Dokumentenattribute identifizieren und verfolgen. Zu diesen Attributen zählen Joberzeuger, Ursprungssystem, Ausgabeziel, Seitenanzahl, Farbeigenschaften und viele weitere. Ähnliche Informationen werden zu jedem Dokument erfasst, das mit PageCenterX®, dem Produkt für die Webanzeige, gespeichert oder abgerufen wird.

In vielen Unternehmen werden jedoch große Mengen an Ausgabedaten von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, E-Mail-Clients und anderen Endbenutzeranwendungen erzeugt. Diese „unverwalteten“ Office-Druckdaten werden in der Regel nicht von VPSX oder einer vergleichbaren Lösung verarbeitet, sondern an Windows-Druckserver oder sogar an direkt über Kabel angeschlossene Drucker gesendet. Um diese unverwalteten Ausgabedaten verfolgen zu können, hat LRS das Modul Printer Driver Management (PDM) entwickelt. Dieser automatisch installierte Dienst läuft auf Windows-Client-PCs und bietet dieselbe Art von Ereignis-Tracking für Ausgabedaten wie die anderen Produkte von LRS.

In verdichteter Form bieten diese Auditinformationen eine detaillierte Sicht auf die gesamte Ausgabeumgebung in Ihrem Unternehmen. Kunden können die Daten von Innovate/Audit mit einer Vielzahl von Drittanbieterwerkzeugen oder mit einem Auswertungstool von LRS analysieren. Das letztere ist Bestandteil der Innovate/Audit-Software und wird mit mehr als einem Dutzend zusammenfassender und detaillierter Berichte ausgeliefert. Zum Beispiel führt der Bericht Druckerübersicht nach Kosten (für Vorschau hier klicken)die am meisten genutzten Geräte im Unternehmen zusammen mit den geschätzten Druckkosten auf. Des Weiteren werden die potenziellen Einsparungen aufgelistet, die durch die Umsetzung verschiedener Ausgaberegeln erzielt werden können, wie z. B. zweiseitiger oder Monochromdruck.

Innovate/Audit in Aktion

Bereits vor einigen Jahren führte ein weltweit operierendes Fertigungsunternehmen aus dem Kreis der „Fortune 500“ im Zuge einer Anstrengung zur Optimierung seiner SAP-Druckumgebung die VPSX-Software ein. Die Mitglieder des Projektteams entwickelten in diesem Zusammenhang kostensparende Druckregeln und versuchten – wo immer möglich – überflüssige Ausdrucke und Drucker zu eliminieren.

Um sicherzustellen, dass diese Ziele erreicht werden können, setzte die für den VPSX-Betrieb zuständige Gruppe beim Kunden vor kurzem erstmals die Innovate/Audit-Software ein, um das Druckverhalten der Endbenutzer zu ermitteln. Was sie herausfanden, war erstaunlich: Hunderte kleiner Drucker, die eigentlich längst durch Multifunktionsgeräte hätten ersetzt werden sollen, warfen immer noch Unmengen von Dokumenten aus. Die Benutzer im Unternehmen versteckten ausgemusterte Geräte in Schreibtischschubladen und druckten mit ihnen über Parallelkabel. Darüber hinaus deckten die Innovate/Audit-Protokolle auf, dass – trotz gegenteiliger Richtlinien – viele nicht mit der Arbeit in Zusammenhang stehende Dokumente auf unternehmenseigenen Geräten ausgegeben wurden.

Angesichts Tausender auf Dutzende Länder verteilter Drucker ist es der Output-Management-Gruppe des Kunden unmöglich, die Einhaltung der Konzernrichtlinien an jedem Standort durchzusetzen. Mit der Innovate/Audit-Software sind sie jedoch in der Lage, durch Nachverfolgung aller Druckereignisse Nutzungs- und Missbrauchsmuster zu ermitteln: der erste Schritt auf dem Weg zu Kosteneinsparungen.

Im selben Unternehmen geht man nun daran, Schluss mit dem „automatischen“ Ausdrucken vieler Dokumente zu machen, indem diese stattdessen an die PageCenterX-Lösung von LRS weitergeleitet und online in einem Webbrowser angezeigt werden. Für diese Dokumente zeichnet die Innovate/Audit-Software detaillierte Zugriffsprotokolle auf und hilft somit dabei, Compliance- und E-Discovery-Anforderungen zu entsprechen. Während Compliance-bezogene Einsparungen nur schwer zu beziffern sind, bedeutet jedes vermiedene Bußgeld sicheres Geld auf dem Konto.

Weitere Informationen

Angesichts der Tatsache, dass 1–3 Prozent der Erlöse eines Unternehmens für die Ausgabe von Dokumenten aufgewendet werden müssen, können sich selbst geringfügig verminderte Druckaufkommen schnell bezahlt machen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Innovate/Audit-Lösung Ihrem Unternehmen beim Einsparen von Kosten helfen kann, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer, oder klicken Sie hier, um Ihre Frage direkt per E-Mail an LRS zu senden.





Table of Contents

Aktuelle Releasestände

Industry News


 
 
Copyright © 2013 Levi, Ray & Shoup, Inc. All rights reserved.  Trademark Information and Legal Disclaimers   Privacy Policy