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Mit LRS-Software die Gesamtbetriebskosten senken


In Zeiten, in denen alle Konzerne kostenbewusster arbeiten müssen, besteht die größte Schwierigkeit nicht darin, nach weiteren Einsparpotenzialen zu suchen, sondern darin, bisher noch nicht genutzte Wege zur Kostensenkung zu finden. Wenn also Wirtschaftsanalysten das Drucken und andere Ausgabeprozesse als „die letzte Bastion nicht überwachter Konzernkosten“, bezeichnen, werden Entscheidungsträger aufmerksam. Drei wichtige Möglichkeiten zur Kosteneinsparung bei der Dokumentenausgabe bestehen darin, die Anzahl an Dokumenten und Geräten zu reduzieren, Legacy-Systeme auf kostengünstigere Plattformen zu migrieren und Dokumente elektronisch anzuzeigen, anstatt sie auszudrucken.

Einsparungen durch Geräteparkkonsolidierung und Verringerung des Druckaufkommens

Auch wenn es den meisten widersinnig erscheint: Das Ersetzen vorhandener Remote-Drucker durch neue Multifunktionsgeräte kann Kosten senken. Anhand der folgenden Zahlen lässt sich dieser Denkansatz leichter nachvollziehen:

  • Durchschnittliche Anzahl Benutzer pro Drucker: 2,8 (sowohl Netzwerkdrucker als auch direkt verbundene Drucker)
  • Durchschnittliche Anzahl gedruckter Seiten pro Mitarbeiter: 11.000 bis 14.000 (pro Jahr)
  • Prozentualer Anteil der Anrufe beim Helpdesk, die das Drucken betreffen: 23 %

In der Vergangenheit sind die meisten Druckumgebungen organisch, aber unstrukturiert gewachsen, da einzelne Abteilungen Drucker nach Belieben installieren können. Eine solche Praxis macht es notwendig, Dutzende verschiedener Arten von Tonern, Tintenpatronen, Papier und anderen Verbrauchsmaterialien vorzuhalten. Dies führt zu höheren Kosten für die gesamte Druckumgebung, da die Einkaufsabteilung Größenvorteile nicht umfassend ausschöpfen kann. Die Anbieter von Managed Print Services raten dazu, solche heterogenen Geräteflotten durch eine kleinere Anzahl großer Arbeitsgruppengeräte zu ersetzen, die jeweils 15 oder mehr Benutzer anstatt lediglich zwei bis vier Benutzer pro Gerät bedienen. Weniger Drucker bedeuten weniger zu verarbeitende Druckvorgänge, wodurch die Supportkosten gesenkt werden.

Weitaus größere Einsparungen werden jedoch in erster Linie durch die Verringerung der Anzahl der gedruckten Seiten erzielt. Entsprechenden Untersuchungen zufolge wird jede sechste gedruckte Seite nämlich überhaupt nicht verwendet. Leider lässt sich nicht verringern, was nicht rückverfolgbar ist, und die meisten Unternehmen sind nicht in der Lage, zu ermitteln, wer in ihrer Druckumgebung wann was gedruckt hat. Es ist lediglich nachvollziehbar, wie viel gedruckt wurde. Wenn sämtliche Ausgabedaten durch einen zentralen Kontrollpunkt mit differenzierten Überwachungs- und Auswertungsfunktionen geleitet werden, lassen sich überflüssige oder unnötige Druckvorgänge identifizieren.

Migration von der Legacy-Plattform

Ein Trend, der sich über die letzten zwei Jahrzehnte hartnäckig gehalten hat, ist das „Downsizing“, d. h. die Migration geschäftskritischer Anwendungen von IBM-Mainframes und anderer Legacy-Hardware auf kostengünstigere Plattformen. Da immer weniger COBOL- und CICS-Programmierer tätig sind, steigen die Mainframe-bezogenen Kosten zunehmend auch aufgrund des Mangels an technischen Ressourcen.

Obwohl verschiedene Unternehmen Software und Services für das Neuhosten von Anwendungen anbieten, berücksichtigen wenige dabei speziell die Frage, wie die Ausgabedaten dieser neu migrierten Systeme gedruckt, angezeigt und archiviert werden können. Beim Portieren von IBM-Mainframe-Anwendungen in eine offene Systemumgebung ist es von grundlegender Bedeutung, einen zentralen Kontrollpunkt für die Ausgabe einzurichten. Die meisten Mainframe-Anwendungen greifen beim Weiterleiten der Ausgabe an die Drucker auf den JES-Spool (Job Execution System) zurück – eine Möglichkeit, die in anderen Betriebssystemen fehlt. Dadurch wird der Migrationsprozess erheblich erschwert. Leider stellt das Drucken einen der bei Modernisierungsprojekten am meisten vernachlässigten Aspekte dar.

Ein zentraler Bestandteil des Enterprise Output Server von LRS ist ein robuster, plattformunabhängiger Spooling-Mechanismus, der den Mainframe-JES-Spool in dessen Funktion ablöst. Dies ist einer der Gründe dafür, dass viele führende Anbieter von Lösungen für die Anwendungsmodernisierung im Rahmen ihrer Migrationsprojekte auf LRS-Software setzen.

Dokumente vor dem Drucken anzeigen

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, kennen Sie sicher folgende Situation: Dutzende der jede Woche von Benutzern gedruckten Dokumente werden von diesen nicht abgeholt. Wenn Sie dies mit der Anzahl der Drucker in Ihrem Gebäude und der Anzahl der Büros in Ihrem Unternehmen multiplizieren, erkennen Sie schnell, wie sich die Kosten summieren können.

Der einfachste Weg, Papier, Toner und andere Druckmaterialien zu sparen, ist in erster Linie, diese gar nicht erst zu verbrauchen. Mithilfe des Enterprise Output Server von LRS können Unternehmen festlegen, welche Ausgabedaten vor dem Drucken – oder anstelle des Druckens – zunächst angezeigt werden müssen und welche Anwendungen oder Benutzer Ausgabedaten direkt an ein bestimmtes Ausgabegerät senden können. Bei Dokumenten, die tatsächlich gedruckt werden müssen, sorgt die LRS-Software in Kombination mit verschiedenen Lösungen für die sichere Ausgabe dafür, dass die Kosten gesenkt und das Sicherheitsrisiko bei verwaisten Druckdokumenten minimiert werden.

Das Doppelte der Kosten einsparen

Wenn Ihr Unternehmen von Kosteneinsparungen profitieren möchte, bietet eine optimierte Ausgabeverwaltung umfangreiche Möglichkeiten dazu. Einige (wenn auch nicht alle) Druckvorgänge lassen sich in der Regel vermeiden. Allerdings sollten Dokumente, die gedruckt werden müssen, an die Geräte mit den geringsten Verbrauchs- und Wartungskosten gesendet werden. Dies sollte kontinuierlich überwacht und geprüft werden, beispielsweise mithilfe der Innovate/Audit-Lösung von LRS.

Ob Sie zur Reduzierung Ihrer Gesamtbetriebskosten nun eine Druckerkonsolidierung, eine Plattformmigration oder eine Umstellung auf die Online-Anzeige von Dokumenten vornehmen – LRS verfügt über bewährte Lösungen, die Ihnen bei der Kostensenkung helfen. Unserer Erfahrung nach sparen Kunden, die LRS-Lösungen implementieren, mehr als das Doppelte ihrer Anfangsinvestitionen an harten Kosten ein.





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