Documenti sicuri per un mondo “insicuro”

Se "La conoscenza è potere," come sosteneva Francis Bacon, le istituzioni farebbero bene a proteggerla al meglio. Eppure, non vi è settimana senza che non appaia una notizia di una grave violazione a qualche sistema di sicurezza. Dal Watergate a Wikileaks abbiamo avuto modo di vedere casi che hanno coinvolto segreti di tipo militare o governativi. Ma grazie alle nuovi leggi che proteggono i cosiddetti “sensitive consumer” e le informazioni finanziarie, le aziende private si stanno battendo per risolvere al meglio le loro carenze relative alla sicurezza.

Prendete, ad esempio, il settore bancario. Nel 2007, un giovane banchiere del settore investimenti è stato arrestato per fuga di informazioni privilegiate ai soci che, grazie a questo, hanno intascato più di 7 milioni di dollari di profitti illeciti. La vera novità è stata la semplicità del suo metodo. Secondo un articolo del New York Times apparso il 4 maggio 2007 , il banchiere ha avuto un così facile accesso alle informazioni semplicemente perché - hanno affermato gli investigatori - la sua scrivania “... era vicina a una stampante che gli permetteva di leggere senza alcuna difficoltà i documenti che venivano stampati e che contenevano, appunto, informazioni riservate circa le potenziali trattative in corso.” Questa imbarazzante situazione si poteva impedire?

Fare sul serio

Secondo un recente studio condotto dalla società di ricerche IT Quocirca, solo il 15% delle organizzazioni credono che la loro infrastruttura di output sia molto sicura. La relazione indica che "il 70% degli intervistati ha ammesso di aver subito uno o più casi accidentali di violazione nella stampa di dati."

I timori del mantenimento della privacy relativi al documento sono reali, e l'incapacità di proteggere le informazioni riservate può comportare gravi sanzioni. La Gramm-Leach-Bliley e l’HIPAA si occupano delle banche e degli ospedali americani. Allo stesso modo, Sarbanes-Oxley, Basilea II/III e altri organi obbligano le organizzazioni di tutto il mondo a rivedere le misure di sicurezza dei documenti.

Document Security: minacce e risposte

Quando si tratta di sicurezza informatica molte organizzazioni focalizzano la loro attenzione sulla minaccia esterna. Cifrando i flussi di stampa prima dell'invio della stampa e poi decifrandoli nel dispositivo di destinazione, anche i documenti sensibili possono essere stampati attraverso la rete Internet e su altre reti non protette. Anche se da oltre un decennio esistono soluzioni di crittografia e decrittografia di stampa, tali sistemi non sono sufficienti.

La creazione di un ambiente sicuro di stampa inizia con il controllo degli accessi. Un recente rapporto di Gartner ha messo in guardia le aziende suggerendo loro di “trattare le stampanti come dispositivi intelligenti in grado di infliggere danni ai sistemi di business...” e di “assicurarsi che le stampanti e i prodotti multifunzione siano collegati a un dispositivo firewall aziendale.”

Ma anche la fortezza più sicura può avere delle minacce al suo interno. Le stampanti devono essere configurate in modo da impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare i processi di stampa in coda. L’Enterprise Output Management semplifica le attività di configurazione, fornendo potenti strumenti di controllo agli amministratori in modo tale da individuare e impedire accessi non autorizzati ai documenti.

Il più ovvio documento da proteggere è proprio un documento stampato. Invece di dare all’utente accesso alla stampante a lui più vicina, l’azienda può invece dare l'accesso a una copia elettronica protetta tramite un link e-mail. Richiedendo agli utenti di "leggere prima e poi stampare" o di "leggere invece di stampare". Le organizzazioni IT possono monitorare l'accesso ai documenti elettronicamente, riducendo i costi di carta e di altri materiali di consumo.

La soluzione "Pull Printing"

Quando si necessita di avere una copia cartacea il “Pull Printing” è un modo per proteggere l'accesso ai documenti riservati. In un ambiente di “Pull Printing” i comandi di stampa inviati dall'utente non vengono instradati direttamente a una stampante. I documenti vengono memorizzati su un server di stampa centrale fino all'arrivo fisico dell'utente al dispositivo di uscita DMF o altro. Dopo aver strisciato un documento d'identità, inserito un codice PIN, o comunque autenticato in altro modo l'accesso, l'utente può selezionare uno o più documenti in coda e dare l'avvio alla stampa.

I vantaggi del “Pull Printing” sono molteplici. Tenendo in stand-by i processi di stampa finché l'utente non è arrivato fisicamente al dispositivo, viene eliminato il rischio che i documenti stampati non ritirati rimangano nel vassoio di uscita (nostro precedente esempio di insider trading). Ogni processo di stampa viene registrato con successo e viene creata una verifica guidata per migliorare la sicurezza. Secondo Gartner, "considerando ben un documento su dieci inviato alla stampante e non ritirato, o inviato una seconda volta prima del suo ritiro, le imprese, con lo scopo di correggere gli errori degli utenti, potrebbero ridurre i costi di stampa fino al 10% mediante l'attuazione di un sistema di autenticazione PIN."

Cogliere i vantaggi

Sebbene numerosi rivenditori vendano software per l’output management, pochi di questi offrono così tanti metodi di protezione in una soluzione completa e centralizzata. Come indicato in un numero precedente, LRS continua a migliorare le capacità del suo Enterprise Output Server grazie alla partnership con fornitori di soluzioni per la sicurezza di tipo best-of-breed. La nostra nuova soluzione Innovate/MFPsecure™ offre una maggiore integrazione tra l’MFD di HP e la suite completa di LRS. Per ulteriori informazioni, potete consultare la sezione “Solution Spotlight” riportata nelle pagine seguenti.

La stampa protetta non è più un lusso, ma una necessità. Sfruttando le funzionalità di stampa sicura del software LRS i clienti possono risparmiare denaro e al tempo stesso proteggere le informazioni sensibili.